Оглавление
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
В связи с созданием в региональных таможенных управлениях отделов документационного обеспечения и в целях упорядочения их деятельности приказываю:
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Утвердить:
Типовое положение об отделе документационного обеспечения таможенного управления (Приложение 1);
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и архиве регионального таможенного управления (Приложения 2 и 3);
примерные должностные инструкции работников отдела документационного обеспечения и ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях регионального таможенного управления (Приложения 4 - 15).
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
2. Считать утратившими силу п. 5 Приказа ГТК России от 16.11.94 N 596 в части утверждения Типового положения об отделе документационного обеспечения в региональном таможенном управлении и приложение 2 к указанному Приказу.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа осуществлять начальнику Управления делами В.И. Борисову.
Председатель ГТК России
А.С.КРУГЛОВ
Приложение 1
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общие положения
1.1. Отдел документационного обеспечения <*> осуществляет функции документационного обеспечения в региональном таможенном управлении <**>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - отдел.
<**> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного управления и подчиняется непосредственно начальнику управления.
1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством; приказами, указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положением о региональном таможенном управлении; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.
1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами ГТК России.
1.5. Отдел имеет круглую печать с обозначением наименования управления.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами отдела являются:
обеспечение организации делопроизводства в таможенном управлении в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях;
разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности управления, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного управления, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;
организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;
обеспечение режима доступа и использования документной информации.
2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
организует в целом делопроизводство в таможенном управлении;
разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном управлении;
обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству управления;
проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству управления;
оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно - распорядительных документов (приказов, указаний и др.) таможенного управления, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
организует по поручению руководства управления подготовку проектов докладов, справок и других документов по основным вопросам деятельности управления;
осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях управления и подведомственных таможенных органах;
разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно - методические документы в области документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного управления, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;
организует работу по приему руководством управления посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях;
организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;
организует техническое обслуживание созываемых руководством управления совещаний и заседаний;
организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления;
осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив управления;
организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного управления и подведомственных таможенных органов.
3. Права и ответственность
3.1. Отдел имеет право:
осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;
запрашивать у начальников структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
вносить руководству управления предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате управления;
участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела;
возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;
привлекать специалистов структурных подразделений управления, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно - методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;
участвовать в оперативных совещаниях управления при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела.
3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником управления за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.
3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями
Отдел находится в тесном взаимодействии:
со всеми руководителями структурных подразделений управления - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;
с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
со службой материально - технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.
Приложение 2
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно - техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности регионального таможенного управления <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальнике управления.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством управления. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, приказами и указаниями начальника управления, нормативно - методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника управления; ее секретарем является лицо, ответственное за архив.
Персональный состав ЭК назначается приказом начальника управления из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения, представителя соответствующего госархива.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются организация и проведение:
экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел;
экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно - технической и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов управления (в том числе научно - технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;
осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов управления и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел; дает экспертную оценку проектам нормативно - методических документов по названным вопросам;
рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможенного управления - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК"); на согласование ЭПК соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства управления - сводную номенклатуру дел управления, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; на утверждение начальника управления - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;
совместно с отделом документационного обеспечения и кадровой службой проводит для сотрудников управления консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам управления по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;
запрашивать от начальников отделов письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
заслушивать на своих заседаниях начальников отделов о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов;
приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций;
в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
информировать руководство управления по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;
в установленном порядке представлять таможенное управление в архивных органах.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК управления работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива и Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России, получает от них соответствующие организационно - методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство управления (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 3
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общие положения
1.1. Документы регионального таможенного управления <*>, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможенном управлении.
1.2. Управление обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет управления.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В управлении для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.4. В своей работе архив управления руководствуется положением об отделе документационного обеспечения, приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенном управлении, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.5. Архив управления работает по планам, утверждаемым начальником отдела документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.6. Организационно - методическое руководство деятельностью архива управления осуществляет соответствующий госархив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов управления; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа - предшественника;
документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению;
служебные и ведомственные издания;
научно - справочный аппарат (НСА) к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве управления.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
принимает (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов управления;
разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) управления и ЭПК соответствующего госархива;
осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;
организует использование документов (информирует руководство и работников управления о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового характера);
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК управления;
оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел управления; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства управления;
ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах управления;
запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
Приложение 4
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКУ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Начальник отдела документационного обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате регионального таможенного управления <*> в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника управления.
1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику управления.
1.4. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:
положениями о таможенном управлении и отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном управлении, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
2.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:
обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству управления;
обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления;
обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях управления и подведомственных ему таможенных органах;
обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности управления, для передачи на государственное хранение;
принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач; проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
разрабатывать нормативно - методические документы по ведению делопроизводства в таможенном управлении и организовать разработку сводной номенклатуры дел управления;
осуществлять контроль за деятельностью архива управления;
участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного управления;
организовать регистрацию работников, прибывших в командировку в управление;
принимать участие в работе по подбору и расстановке работников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;
планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству управления;
разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений работниками отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Начальник отдела имеет право:
контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном управлении;
возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;
осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах;
подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;
вносить руководству таможенного управления предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате управления, подведомственных таможенных органах;
давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела, требовать своевременного и качественного их выполнения;
вносить руководству управления представления о назначении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.
3.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалификационное выполнение указаний и поручений руководства управления.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Начальник отдела взаимодействует:
с руководителями структурных подразделений таможенного управления и подведомственных ему таможенных органов - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству управления документов, использования служебной информации;
с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
со службой материально - технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.
4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
Приложение 5
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЮ КОЛЛЕГИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Секретарь коллегии осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение работы коллегии.
1.2. Секретарь коллегии подчинен непосредственно начальнику отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Секретарь коллегии в своей деятельности руководствуется:
положением о коллегии регионального таможенного управления <*>;
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
2. Основные задачи и обязанности
Секретарь коллегии выполняет функции по обеспечению работы коллегии и обязан:
обеспечивать своевременное получение от членов коллегии, начальников структурных подразделений управления, начальников таможен предложений к планам работы коллегии; подготавливать к рассмотрению на заседании коллегии проекты планов работы коллегии;
контролировать своевременное представление структурными подразделениями, готовящими вопрос, документов к заседанию коллегии;
комплектовать (в необходимых случаях печатать и размножать) документы к заседанию коллегии, вручать их членам коллегии;
своевременно оповещать приглашенных лиц о предстоящем заседании коллегии;
при необходимости организовывать техническое обслуживание (стенографирование, звукозапись) заседания коллегии;
осуществлять оформление протокола заседания и решений коллегии, вести учет поручений председателя коллегии;
печатать, размножать и рассылать планы работы коллегии, протоколы и решения после их подписания и утверждения;
формировать дела коллегии в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготавливать их к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей); осуществлять передачу законченных производством дел в архив управления;
давать устные справки в пределах своих обязанностей и компетенции;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Секретарь коллегии имеет право:
не принимать от структурных подразделений документы к заседанию коллегии, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и представленные не в полном объеме;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Секретарь коллегии несет ответственность за:
своевременные составление проектов планов работы коллегии, рассылку документов к заседанию членам коллегии и заинтересованным лицам, оповещение приглашенных на заседание коллегии лиц;
организацию документационного и технического обслуживания заседаний коллегии (правильное комплектование документов к заседанию, учет присутствующих, стенографирование и звукозапись и др.);
формирование документов в дела коллегии, подготовку их к последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
Секретарь коллегии в процессе работы взаимодействует по вопросам:
подготовки и получения документов (справки, проекты решений) к заседаниям коллегии - со всеми лицами, готовящими вопрос к заседанию;
технического обслуживания заседаний коллегии - с хозяйственной службой;
прохождения подписанных и утвержденных документов коллегии, исполнения поручений председателя коллегии - со всеми участками отдела документационного обеспечения, другими структурными подразделениями и различными службами управления, а также с ответственными за делопроизводство в отделах;
связи с общественностью и средствами массовой информации - с пресс - отделом управления.
Приложение 6
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ ЭКСПЕДИЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную обработку поступающей в региональное таможенное управление <*> и отправку исходящей корреспонденции.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
правилами эксплуатации технических средств по обработке корреспонденции;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование и стаж работы экспедитором не менее 1 года.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является своевременная обработка поступающей в управление и отправка исходящей корреспонденции.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать поступающую в управление корреспонденцию, проверять целостность упаковки и правильность доставки документов, ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности, сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность; сверять номера входящих документов с номерами, указанными на конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость сохранения конвертов;
получать исходящие документы с отметкой о виде почтового отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования управления и его адреса; конвертовать; заполнять бланки реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию;
следить за техническим состоянием оборудования для обработки корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор осуществляет доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение.
В необходимых случаях осуществляет доставку корреспонденции в другие организации.
2.4. Инспектор осуществляет регистрацию работников, прибывших в командировку в таможенное управление.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор:
представляет поступающую в управление корреспонденцию инспектору участка входящей корреспонденции,
принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка исходящей корреспонденции.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 7
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ УЧАСТКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию корреспонденции, поступившей в региональное таможенное управление <*> из ГТК России, таможен, а также из других министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного автоматизированного учета, своевременной регистрации и передачи документов, указанных в п. 1.1, руководству и исполнителям.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать документы, указанные в п. 1.1, и регистрировать их (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек;
передавать начальнику отдела корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям;
направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
осуществлять контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в отдел документационного обеспечения, со всеми материалами по их исполнению;
формировать документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;
осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления;
осуществлять справочную работу по документам;
принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1.1;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1.1;
формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор представляет:
зарегистрированные документы, указанные в п. 1.1, - начальнику отдела;
получаемые документы с резолюцией руководства - в группу контроля и исполнителям.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 8
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ УЧАСТКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку исходящих документов.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и регионального таможенного управления <*>;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации, оформление и обработка исходящих документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать исходящие документы, проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений; неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на доработку; регистрировать исходящие документы (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек;
формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;
осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления;
осуществлять справочную работу по документам;
принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации исходящих документов, формирование копий указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию; своевременную обработку и подготовку к отправке исходящей корреспонденции;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.
4.2. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 9
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ РЕГИСТРАЦИЮ ПРИКАЗОВ, УКАЗАНИЙ, ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК И ДРУГИХ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, указаний, докладных записок на имя руководства регионального таможенного управления <*> и других внутренних документов.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, указаний, докладных записок на имя руководства управления и других внутренних документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством управления приказы и указания, докладные записки на имя руководства управления и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек;
докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству управления:
осуществлять размножение (через копировально - множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;
формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
осуществлять справочную работу по документам;
осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
не принимать от структурных подразделений приказы и указания, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 2.1;
формирование указанных в п. 2.1 документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор передает:
приказы и указания, предназначенные к размножению и рассылке - в копировально - множительный участок и экспедицию;
другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 10
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами регионального таможенного управления <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами управления организационно - распорядительных документов ГТК России, таможенного управления и других документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами управления решений коллегий, приказов, указаний ГТК России и таможенного управления, поручений руководства управления по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;
в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах;
проверять обоснованность представляемых руководству управления предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания;
по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства управления руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений;
участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях управления с составлением справок по итогам проверок;
принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;
выполнять отдельные задания начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;
требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных подразделениях управления со всеми документами по проверяемым вопросам;
участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством управления, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в п. 2.2;
невыполнение проверок в установленные сроки;
некачественную подготовку документов;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению - от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и указаний, из секретариата коллегии и отделов управления.
4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.).
Приложение 11
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и регионального таможенного управления <*>;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения граждан, передавать их на доклад руководству;
направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставить на контроль;
осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по их исполнению;
формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив управления;
осуществлять справочную работу по обращениям граждан;
принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений граждан;
требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
состояние учета и регистрации обращений граждан;
формирование обращений граждан в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор представляет:
зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела;
получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 12
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет работы по печатанию документов.
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и регионального таможенного управления <*>;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
настоящей должностной инструкцией.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.5. Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является своевременное и качественное выполнение машинописных работ.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
осуществлять в установленном порядке прием материалов для печатания, учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов;
обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм;
выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;
воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку;
знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов; ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;
перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов;
следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и своевременно принимать меры к устранению их неисправностей.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
не принимать для печатания материалы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность принятых в работу материалов;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:
получения и выдачи документов, подлежащих печатанию - со структурными подразделениями;
ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т.п. - с хозяйственной службой управления.
Приложение 13
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА РАБОТУ КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНОГО УЧАСТКА ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет размножение и копирование документов для структурных подразделений регионального таможенного управления <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
правилами эксплуатации копировально - множительного оборудования;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за работу копировально - множительного участка должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение своевременного, качественного размножения и копирования документов для всех отделов управления.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на размножение и копирование;
устанавливать очередность выполнения копировально - множительных работ;
обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования документов, сохранность принятых в работку документов;
обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально - множительного оборудования; принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при выполнении копировально - множительных работ;
выполнять отдельные задания начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
не принимать на размножение и копирование документы, оформленные с нарушением действующих инструкций;
вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
нарушение сроков и качества размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов;
состояние копировально - множительного оборудования;
невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:
получения и выдачи документов, подлежащих размножению и копированию - со структурными подразделениями;
ремонта копировально - множительного оборудования, обеспечения материалами и т.п. - с хозяйственной службой управления.
Приложение 14
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ИНСПЕКТОРУ, ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА АРХИВ, ОТДЕЛА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общая часть
1.1. Инспектор является ответственным за архив регионального таможенного управления <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
положением об отделе документационного обеспечения;
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
положением об архиве управления;
приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
методическими документами соответствующего госархива;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за архив должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно - справочного аппарата (НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможенного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов управления.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
принимать (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов управления;
разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
составлять и представлять (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) управления и ЭПК соответствующего госархива;
осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;
организовать использование документов (информировать руководство и работников управления о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально - правового характера);
вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвовать в работе ЭК управления;
оказывать методическую помощь в составлении номенклатуры дел управления; контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства управления, принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в управлении;
ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;
выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах управления;
запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.
3.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор:
принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений управления;
представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК управления и ЭПК госархива;
выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам управления.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах, хозяйственной службой управления и соответствующим государственным архивом.
Приложение 15
к Приказу ГТК России
от 12 февраля 1996 г. N 77
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОМУ ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) РЕГИОНАЛЬНОГО ТАМОЖЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) регионального таможенного управления <*> осуществляет ведение делопроизводства в отделе.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенное управление (или управление).
1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику отдела.
1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному управлению.
1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:
положением о структурном подразделении (отделе);
приказами, указаниями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного управления;
типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;
должностной инструкцией.
1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного управления, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.
2. Обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:
принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;
принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;
передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления;
ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год;
обеспечивать учет и хранение бланков документов;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.
3. Права
Ответственный за делопроизводство имеет право:
требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;
не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении.
4. Ответственность
Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и должностной инструкцией.